Prácticas

• Certificar que la documentación administrativa de la fundación presente claramente su estructura corporativa, cumpliendo con todas las leyes y normas aplicables, y que establezca políticas relacionadas al funcionamiento del consejo y su comité.
• Desarrollar y examinar periódicamente la declaración de los valores y de la misión de la fundación, las estrategias, planificar áreas y estipular pautas, metas, y objetivos anuales y de largo plazo.
• Garantizar que la administración brinde suficiente recursos humanos, recursos financieros y de infraestructura, con el objetivo de alcanzar la misión. El personal debe ser calificado y debe recibir continuo perfeccionamiento profesional.
• Conservar la continuidad de liderazgo y proyectar transiciones.
• Contratar un Gerente General (CEO), evaluar regularmente el rendimiento del mismo.
• Valorar la efectividad del otorgamiento de donaciones, las actividades benéficas, la gestión, la administración y las inversiones del consejo.

Prácticas

• Identificar las características deseadas por el consejo directivo, incluyendo magnitud, composición, capacidades y experiencias de los miembros; garantizar que los miembros sean competentes, que posean conocimientos y suficiente pluralidad para brindar una supervisión creíble y efectiva sobre todos los aspectos de trabajo de la fundación.
• Desarrollar reglamentos que especifiquen duración del período directivo, cantidad de períodos consecutivos y/o totales de aquellos miembros del consejo que puedan ser de utilidad, roles y responsabilidades, y procesos de selección y cesantía.
• Dirigir regularmente la gestión con el fin de asegurar que se produzca una interacción significativa, incluyendo como mínimo dos reuniones presenciales anuales.
• Garantizar que las donaciones realizadas por la autoridad delegada a los miembros individuales del consejo o al personal sean examinadas por el consejo y que concuerden con el presupuesto y las políticas aprobadas por el mismo.
• Brindar íntegra orientación y continua formación al consejo directivo y miembros del comité acerca de la historia de la fundación y todos los aspectos relacionados a la administración del mismo, incluyendo cuestiones legales, fiduciarias y asuntos relacionados al otorgamiento de donaciones como así también acerca de los compromisos con la confianza pública.
• Evaluar regularmente a los miembros del consejo sobre sus adhesiones a las prácticas directivas, a la asistencia y a la esencial contribución. Se debe tener en cuenta los resultados de la evaluación en el momento de la renovación de los períodos de gestión.

Prácticas

• Conocer y garantizar de acuerdo con la ley federal, estatal y local, los deberes fiduciarios, y los sólidos principios de administración financiera.
• Aprobar un presupuesto anual para gastos operativos y de donación y solicitar al personal que con regularidad informe a todo el consejo acerca del rendimiento financiero de la fundación en relación con el presupuesto aprobado.
• Asegurar que los gastos administrativos sean razonables y necesarios con respecto a la misión de la fundación.
• Garantizar que la fundación posea una política de inversión ajustada al volumen de la donación y a los objetivos financieros y de inversión adoptados por el consejo. Poseer una política de inversión que haya sido examinada y aprobada por el consejo con la regularidad establecida.
• Garantizar que la fundación posea políticas administrativas y procedimientos apropiados al alcance y complejidad estipulados por el presupuesto y donación de la fundación.
• Incorporar controles internos. Asegurar que el personal:
  • Prepare las declaraciones financieras oportunas y los informes de acuerdo con los principios adoptados por el consejo.
  • Establezca e informe al consejo sobre los efectivos controles internos, sistemas de control y equilibrio, documentación formal, y de acuerdo con los requisitos del informe financiero.
  • Llevar a cabo una debida actividad para evaluar la viabilidad organizacional y fiscal de los donantes y que sus fondos destinados a donaciones se utilicen para propósitos benéficos.
• Obtener supervisión externa
  • Establecer comités financieros y de auditoría contable. Los mismos deben regirse según la ley estatal. Estos comités tienen como objetivo supervisar la administración (incluyendo los controles internos), informes financieros, prácticas de indemnización y auditoría externa de la fundación.
  • Obtener una control externo sobre las finanzas de la organización (basados en el alcance de los activos) realizando un examen financiero, un resumen del estado financiero, auditorías periódicas o anuales para fundaciones más grandes.
  • Asegurarse que los auditores presenten el informe o control externo al comité o junta auditora y organizar reuniones en privado (sin la presencia del personal). Poseer el voto de la junta sobre si se acepta la auditoría o no.
  • Requerir que el Presidente y el Director Financiero (o empleados equivalentemente responsables) aprueben los estados financieros anuales, declaración e informes de ingresos federales a las autoridades estatales para asegurar que presenten lícitamente la situación y actividades financieras de la fundación, cumplir con los documentos administrativos de la fundación, y que los mismos concuerden con los estados financieros auditados de la fundación (si corresponde)
• Desarrollar minuciosos procesos de compensación:
  • Establecer la compensación del CEO de acuerdo con el rendimiento, como así también tener en cuenta los datos que surgen de instituciones afines. Al momento de realizar la comparación con instituciones afines, es importante recordar la dimensión de los activos, el presupuesto operativo anual, la complejidad de la organización y las responsabilidades del cargo
  • Asegurarse que la compensación del CEO sea aprobada por la junta y que se encuentren registrados tanto el proceso como la decisión.
  • Considerar, cuidadosamente, si se debe compensar a la junta o no. Si se compensa a los miembros de la junta por servicios de comisión o de dirección, los niveles de compensación deben ser justos y razonables y se debe tener en cuenta el tipo y la cantidad de trabajo requerido y efectuado, como así también se debe tener como punto de referencia a las instituciones afines. El fundamento para tal compensación debe quedar documentado, disponible y se debe analizar periódicamente.

Prácticas

• Adoptar modelos de práctica superiores y compararlos con desempeños dentro del mismo campo.
• Considerar diferentes opciones de apoyo financiero, los que podrían incluir desafiantes donaciones y fondos generales de proyecto, capital, investigación, becas, inversión a largo plazo, para responder a necesidades urgentes u otras no anticipadas.
• Utilizar las evaluaciones de donaciones y de programa institucionales para mejorar los resultados.
• Compartir, como corresponde, internamente y externamente los éxitos, fracasos y enseñanzas aprendidas sobre las evaluaciones de programa y de donaciones.
• Colaborar con otras entidades que financien trabajos similares.
• Brindar asistencia técnica a donantes y otras organizaciones sin fines de lucro, según sea necesario.
• Considerar invertir con el fin de promover la misión (por ejemplo: inversiones en programas relacionados, préstamos pequeños, inversión socialmente responsable y voto por delegación/resoluciones de accionistas).
• Convocar a los líderes de la comunidad, funcionarios, organizaciones sin fines de lucro y/u otros donantes interesados por temáticas similares en pos del bien comunitario.
• Considerar la contratación de apoyo político público, siempre y cuando esté permitido por ley.
• Reconocer que los resultados que buscamos de las inversiones de donaciones son, en parte, una función de la relación entre el donante y la fundación.

Prácticas

• Incluir una variedad de perspectivas, conocimiento y experiencia en el trabajo de la fundación.
• Establecer políticas de gobierno, capacitación para el personal y el consejo directivo, y prácticas operativas y de otorgamiento de donaciones que promuevan la inclusión.
  • Buscar diversidad e inclusión en los nombramientos directivos y prácticas de empleo.
  • Desarrollar la capacidad de comprender los problemas relacionados y de comunicar hábilmente a través de los límites culturales, socioeconómicos y demás.
• Establecer y poseer personal de alto rango y directivos. Anualmente firmar un compromiso sobre política de interés que identifique los tipos de conducta u operaciones que planteen preocupaciones y describa cómo maneja tanto los conflictos de interés percibidos como los no percibidos.
• Desarrollar una política de denunciantes de corrupción dentro de la organización, como así también políticas para manejar denuncias de buena fe sobre violación de la política de la fundación o la conducta del personal o del consejo de la fundación.
• Respetar el propósito del donante mientras considera las demandas de un mundo cambiante. En los casos en que los documentos de la fundación u otros escritos expresen el propósito o preferencias del donante, analizarlos periódicamente para evaluar su continua utilidad.

Prácticas

• Desarrollar procesos de donaciones transparentes:
  • Describir los pasos, coordinación y criterio general utilizado durante el proceso de análisis.
  • Reconocer, rápidamente, las inquietudes y propuestas de los solicitantes de las donaciones.
  • Utilizar documentos de acuerdos de donación para resumir las expectativas mutuas.
  • Brindar razones fundamentales en lo que respecta a la negación de solicitudes (por ejemplo: si se encuentra fuera del alcance geográfico) y considerar, cuando sea apropiado, la retroalimentación constructiva adicional.
  • Previamente y posteriormente a la donación, limitar las solicitudes de información a lo estrictamente necesario para la toma de decisión y ajustarlo al volumen o propósito de la donación.
• Guiados por la magnitud y propósito de la donación y el impacto del donante, realizar visitas in situ cuando sea apropiado.
• Responder y cumplir de inmediato con los reclamos.
• Reconocer y restringir los efectos que produce el desequilibrio del poder en las relaciones donante/cedente de donaciones.
• Apoyar los proyectos de procedimientos y/o dirigir actividades caritativas (de existir) que complementen y fortalezcan las organizaciones sin fines de lucro.
• Buscar información sobre pautas y criterios para asegurar que sean claras y que los postulantes las entiendan.
• Recolectar retroalimentación (incluyendo anónimas) acerca del rendimiento de la fundación de donantes anteriores y actuales como así también de solicitantes rechazados.
• Considere aceptar “solicitudes comunes de donaciones ” (disponible a través de asociaciones regionales y grupos afines)

Prácticas:

• Hacer de conocimiento público (en la página web y/o en formato impreso) las novedades, tales como miembros del consejo directivo, misión, pautas, procesos de donación (incluyendo si son aceptadas las propuestas no solicitadas), recursos financieros, itinerarios, lista de donantes con montos y propósitos.
• Identificar un encargado y hacerlo de público conocimiento con el fin de que sea el punto de contacto para la fundación.
• Responder a los pedidos de información con celeridad.
• Preparar y distribuir (en la página web y/o en formato impreso) información anualmente (por ejemplo: informes anuales, actualización de los contenidos de la página web o un pequeño escrito destinado a las pequeñas fundaciones).
• Transmitir el valor público del compromiso de la fundación comunicando los resultados de las donaciones, los estudios y enseñanzas aprendidas.
• Establecer procedimientos de comunicación y respuesta con los medios, legisladores y otras audiencias, y capacitar al consejo y al personal de modo que exista una correcta implementación.